Připravili jsme rozhovor s RNDr. Denisou Bartošovou, prezidentkou Asociace přednostů úřadů místní samosprávy na Slovensku (APÚMS) a přednostkou městského úřadu v Seredi. V rozhovoru jsme se zaměřili na to, jak sami zastupitelé vnímají rozvoj digitalizace a zda jim přináší více úlevy nebo výzev.
Výsledky potvrzují, že jsme na správné cestě. Naše elektronické úřední desky zlepšují informovanost občanů nejen u nás, ale i na Slovensku. Digitalizace se stává klíčovým pomocníkem v každodenní správě měst a obcí.
Jak coby člověk, který má vystudovaný obor ochrany přírody, vnímáte odstoupení od stohů papíru a přechod na elektronický formát?
Tuto metodu velmi vítám, přechod na elektronický formát je nyní nevyhnutelný, bohužel však její zavedení přináší v praxi řadu problémů.
Digitalizace dokumentů znamená jejich převod do digitální podoby. Jak ale tento proces v praxi na úřadech probíhá?
Mnoho měst dnes pracuje duplicitně, tedy jak na papíře, tak elektronicky. Existuje hodně
různých informačních systémů, které poskytují různé způsoby převodu papíru na digitální formu (tzv. zaručená konverze) a různé způsoby jejich odesílání a doručování právnickým nebo fyzickým osobám. Za největší problém považuji to, že většina fyzických osob dodnes nemá aktivované elektronické schránky, a tak jsme nuceni zasílat rozhodnutí do neaktivované schránky, vytisknout autorizační doložku a následně dokument zaslat poštou nebo předat občanovi proti podpisu. Dokument má většinou o jednu stránku víc a místo abychom ušetřili, spotřebováváme více papíru. Tento dokument pak nemá červené razítko a fyzický podpis starosty, a občané nás žádají o jejich doplnění.
Je všeobecně probíhající digitalizace cestou, kterou se musí jednotlivé samosprávy nutně vydat? Usnadňuje to ve výsledku práci s informovaností, katalogizací, archivací?
Ano, v dnešní době je nevyhnutelné jít cestou digitalizace. Zavedení elektronických registrů, používání elektronických prostředků, digitálních úředních desek, elektronického doručování, přineslo mnoho výhod. Ale existuje věková kategorie občanů, kterým způsob informování, komunikace a úřední úkony takto nevyhovují. Přesto je potřeba jít dál a pokračovat v digitalizaci.
Lze podle vás u převádění agendy do elektronické podoby obecně říct, že se jedná o
správně nastolenou cestu, bez níž se již v budoucnu neobejdeme?
Myslím, že už není cesty zpět, v elektronizaci jsme příliš daleko…
Jak obecně vnímáte přínos elektronických úředních desek ve státní správě a obecní
samosprávě?
Elektronické úřední desky jsou velkým přínosem, jsou přehledné, informace se archivují a jsou snadno dohledatelné. Na Slovensku však stále existuje legislativní problém s jejich používáním.
Kde ve Vašem okolí již byly instalovány elektronické úřední desky?
Nerada mluvím o konkrétních městech, aby se nestalo, že se nějaká „důležitá“ zapomenu a bude zle… Vše se dá najít na internetu.
Vnímáte u elektronických úředních desek nějaké požadavky či přání ze strany občanů? Ať již těch, co mají v obci trvalé bydliště, nebo například turistů? Dostávají se k vám ohlasy ze strany veřejnosti?
Občané mají větší zájem o informace z úřadu, turisté mají větší zájem o informace ohledně cestovního ruchu. Pro všechny z nich je umístění elektronických úředních desek – ať už v interiéru nebo exteriéru – velmi důležité. Musí být přístupné, správně osvětlené, snadno čitelné a srozumitelné. Samozřejmě je velmi důležitá jejich technická kvalita, ale ještě důležitější je jejich obsah. Mně osobně vždy imponuje dobrá grafika, struktura, vyhledatelnost a přístupnost informací.
Co vše lze, nebo se ze zákona musí, digitalizovat a jaké agendy nejčastěji převádíte?
Rozsah digitalizace na Slovensku určuje zákon o elektronické formě plnění orgánů veřejné moci, tzv. zákon o eGovernmentu. Většina elektronických dokumentů je zasílána v rámci daňové oblasti, stavebního a školského úřadu, z oblasti veřejné správy, životního prostředí a dopravy.
Co by vám z pozice prezidentky APÚMS v rámci digitalizace výrazně usnadnilo v budoucnu práci?
Zavedení komplexního informačního systému pro všechny oblasti řízení a poskytování služeb, informací, jasná legislativa a povinná aktivace všech elektronických schránek, samozřejmě s ohledem na vytvoření podmínek pro starší věkovou skupinu.
Vzrostl s postupnou digitalizací zájem občanů o to být touto cestou informováni?
Ano, vzrostl. V mnoha městech kromě webových schránek přibyly i elektronické úřední desky, sociální sítě, a nyní aktivně využívají také mobilní aplikace, které poskytují informace z různých oblastí života měst a obcí.
Vnímáte současnou dobu, s přihlédnutím na aktuální technické trendy, jako tu nejvýraznější v možnostech propagace nejen měst a obcí, ale například i z hlediska turismu atd.
Současná doba je velmi rychlá nejen pro život (po pondělí je najednou pátek :), ale zejména pokud jde o technické a elektronické inovace. Města mají mnoho možností, jak využít různá chytrá řešení a různé technologie, které usnadňují práci na úřadech, ale i v každodenním životě občanů. Přeji všem městům a obcím v České republice a na Slovensku, aby vůle lidí, kteří o zavádění a využívání inovací rozhodují, byla zodpovědná, střízlivá a odvážná.